Akdeniz Belediyesi, hizmet içi eğitim kapsamında kurum personeline yönelik dijital arşiv eğitimi düzenledi. Türkiye Belediyeler Birliği’nden (TBB) Arşiv Uzmanı Adnan Yıldız tarafından, belediyenin farklı birimlerinde görevli olan personele, dijital arşiv yönetmeliği, belge-bilgi yönetimi, evrak imha ve evrak ayıklama işlemleri hakkında eğitici bir sunum verildi. Yıldız; sunumunun ardından Akdeniz Belediye Başkanı Mustafa Gültak’ı makamında ziyaret etti.

“Dijital arşivleme hız ve güvenlik sağlıyor”

Başkan Gültak, eğitime ilişkin yaptığı açıklamada, vatandaşlara daha hızlı ve nitelikli hizmet vermenin yanı sıra, belediyenin iş ve işlemlerinin de hızlanması noktasında dijital arşivleme sisteminin çok önemli olduğunu vurguladı. Başkan Gültak; “Dijital arşivleme sisteminin sunduğu hız sayesinde her türlü bilgi ve belgeye çok kısa bir sürede ulaşılmaktadır. Dijital arşivleme; sağladığı bu hızın yanı sıra bilgi-belge-evrakların güvenliği açısından da önem taşıyan bir sistem. Bu sistem sayesinde vatandaşların iş ve işlemine ait evrakların hangi aşamada olduğu da rahatlıkla görülecek ve elektronik ortamda evrak akışı güvenle sağlanmış olacak” dedi.

“Belediyemiz, büyük bir maliyet kaleminden kurtulmuş olacak”

Arşivlerin dijital ortama aktarılmasının yasal bir zorunluluk haline geldiğine de dikkat çeken Başkan Gültak; “Başkan yardımcılarımız ve birim müdürlerimiz ile yaptığımız toplantılarla da konuyu gündeme getirip günlerce tartıştık. Ancak dijital arşiv sisteminin dışarıdan hizmet alımı ile yapılmasının astronomik rakamlara tekabül ettiğini tespit ettik. Belediyemizin mali durumunu dikkate aldığımızda, yeni bir külfet-maliyet yükü oluşturmamak adına, bu işi kendi personel arkadaşlarımızın yapabileceğine inanarak işe kalkıştık. Tabi sistem için gerekli teknolojik tüm malzemeleri de yine belediyemizin imkânlarıyla temin ettik. Mersin’de, şu anda dijital arşivleme sistemini kendi özgücü ve sermayesiyle yapacak olan ilk ve tek belediyeyiz” ifadelerini kullandı.

Pilot uygulama iki müdürlükte başladı

Başkan Gültak; dijital arşiv sistemi için belediyenin mali hizmetler ve işyeri ruhsat birimlerinde pilot uygulama başlattıklarını kaydederek, “Yapılacak güçlü bir planlama ve disiplin sayesinde, yakın süreçte dijital arşivlemeye ilişkin çalışmalarımızı tüm birimlerimizde tamamlayacağız. Tahminen 4-5 aylık zaman zarfında diğer tüm müdürlüklerimizde de dijital arşiv işlemlerine geçmiş olacağız. Bu işi kendi öz gücümüzle yapabileceğimize inanarak yola çıkan tüm mesai arkadaşlarıma teşekkür ediyorum” diye konuştu.